Zobacz podobne wpisy
Pisanie maili w języku polskim: skuteczne tytuły maili biznesowych
W erze cyfrowej, gdzie skrzynki odbiorcze przepełnione są niezliczoną ilością wiadomości, umiejętność pisania przyciągających uwagę tytułów maili biznesowych stała się kluczową kompetencją. To jak tytuł książki lub artykułu. Od niego zależy czy otworzysz i przeczytasz wiadomość. Tytuł powinien spełnić dwa kryteria:
- Umożliwić odnalezienie wiadomości w skrzynce po roku.
- Sprawdzić, aby odbiorca otworzył wiadomość w pierwszej kolejności.
Tytuł maila nie tylko decyduje o tym, czy wiadomość zostanie otwarta, ale także wpływa na postrzeganie profesjonalizmu nadawcy.
Oto szczegółowy przewodnik, jak tworzyć efektywne tytuły e-maili, z konkretnymi przykładami i wskazówkami.
Kluczowe zasady tworzenia tytułów
konkret i precyzja
Bycie konkretnym i precyzyjnym jest kluczowe dla skutecznej komunikacji mailowej Tytuł powinien być jak najbardziej zwięzły, ale jednocześnie zawierać wszystkie niezbędne informacje, aby odbiorca mógł bez czytania całego e-maila zrozumieć, czego dotyczy wiadomość.
Przykład złego tytułu:
Ważna informacja o szkoleniu.
Przykład dobrego tytułu:
Zaproszenie na Szkolenie BHP – 22.04, godz. 10:00 salka B
Zwięzłość
W dobie ograniczonej uwagi odbiorców, tytuł powinien być krótki i zwięzły. Idealna długość to około 50-60 znaków. Krótsze tytuły są łatwiejsze do przetworzenia i szybciej przyciągają uwagę. Do tego dłuższe mogą nie wyświetlać się w całości na niektórych urządzeniach. Pamiętaj więc, żeby najważniejsze informacje ująć na początku maila.
Przykład złego tytułu:
Bilans Roczny 2021 – Podsumowanie.
Przykład dobrego tytułu:
Omówienie i analiza bilansu rocznego naszej firmy za rok 2021
Unikanie Clickbaitu
W biznesowej komunikacji elektronicznej ważna jest wiarygodność i profesjonalizm. Tytuły przesadne, które nie odzwierciedlają rzeczywistej treści maila, mogą podważyć Twoją reputację.
Przykład złego tytułu:
Ważne informacje, których nie możesz przegapić!
Przykład dobrego tytułu:
Zmiana Procedur Obsługi Klienta – Ważne
Wykorzystanie słów kluczowych
Słowa kluczowe w tytule pomagają w szybkim zrozumieniu tematu i celu wiadomości. Są one szczególnie ważne, gdy odbiorcy przeglądają wiele maili jednocześnie.
Przykład złego tytułu:
Zaproszenie
Przykład dobrego tytułu:
Zaproszenie na Konferencję Marketingową 2021
- Nazwa Projektu/Kampanii: Użycie konkretnych nazw projektów lub kampanii, np. „Projekt Zdrowie 2023”.
- Terminy i Daty: „Spotkanie 15 marca”, „Deadline 30 kwietnia”.
- Rodzaj Działania: Takie jak „Zaproszenie”, „Prośba”, „Oferta”, „Ankieta”.
- Nazwy Wydarzeń: „Webinar Marketingowy”, „Konferencja Sprzedażowa”.
- Konkretna Prośba/Akcja: Na przykład „Potwierdzenie Udziału”, „Wymagane działanie”
- Nazwisko lub Stanowisko Odbiorcy: Może to być „Do Pana Kowalskiego” lub „Dla Zespołu Marketingu”.
- Pilne/Sprawy Priorytetowe: Słowa takie jak „Pilne”, „Ważne”, „Priorytet”. Uważaj jednak, żeby ich nie nadużywać.
- Tematy Branżowe: Specyficzne dla branży, np. „Rozwój Oprogramowania”, „Analiza Rynku”.
- Rodzaj Dokumentu: „Faktura”, „Raport”, „Umowa”.
- Okresy Czasowe: Takie jak „Kwartalny Raport”, „Plan na 2024”.
Tytuł maila w języku polskim biznesowym jest Twoją pierwszą szansą, aby zrobić dobre wrażenie i zachęcić odbiorcę do przeczytania wiadomości. Skuteczny tytuł to taki, który jest zwięzły, konkretny, dostarcza wartość odbiorcy, unika clickbaitu, wykorzystuje słowa kluczowe oraz jest spersonalizowany. Pamiętaj, że odpowiednio sformułowany tytuł nie tylko ułatwia komunikację, ale także buduje Twój wizerunek profesjonalisty w oczach odbiorców. Skupienie się na tworzeniu skutecznych tytułów to inwestycja w skuteczną i profesjonalną komunikację biznesową.
English version
Email communication is an integral part of modern business. For foreigners learning Polish business language, mastering the inverted pyramid method in writing business emails is a key tool for effective and efficient communication. This technique, known among others from journalism, helps in the clear transmission of information, which is extremely important in a diverse business environment.
What is the Inverted Pyramid Method?
The inverted pyramid method is a technique where the most important information is placed at the beginning of the text, and less important details are added later. In the context of business emails, this means presenting the key message or conclusion at the very beginning, and then gradually adding additional information.
Why is the Method Effective in Business?
- Speed of Information Transfer: In the fast pace of business, recipients often do not have time to read long messages. The inverted pyramid method allows for the rapid delivery of the most important points.
- Conciseness and Focus on the Most Important Elements: This helps maintain the recipient’s attention on the main message and avoid unnecessary information.
- Decision-making Efficiency: Shortening the time needed to understand the content of an email contributes to faster decision-making.
How to Apply the Method in Polish?
Step 1: Defining the Main Point
First, you need to clearly identify the main purpose of the email. It can be information, a request, or a call to action.
Step 2: Message Structure
The email should start with the most important information. Subsequent paragraphs should contain additional but less important details.
Step 3: Language and Style
It is important to use simple, clear, and direct language. Polish business language values precision and directness, so avoid overly complicated formulations, especially in a language that is your second.
Practical Examples of Application
- Email with Information about Changing Plans:
- Traditional way: „In connection with our upcoming project, I would like to discuss a few changes in the plans that may affect our cooperation…”
- Inverted pyramid method: „The deadline for our project has changed – the new date is April 20. Below you will find detailed information about the changes and their impact on our cooperation.”
- Email Requesting Information:
- Traditional way: „I hope the systems and reports are working properly. I would like to obtain some information regarding the last transaction…”
- Inverted pyramid method: „I need detailed information regarding the last transaction by the end of this week for the financial report.”
instead of:
Temat: Dotyczy nadchodzącego spotkania
Drodzy,
Kilka słów odnośnie nadchodzącego spotkania. Przygotowujemy się intensywnie do prezentacji i w związku z tym pojawiła się potrzeba wprowadzenia pewnych zmian.
W związku z tym chciałbym poinformować, że spotkanie zaplanowane na 10 marca zostaje przesunięte na 15 marca. Wkrótce prześlę szczegółowy harmonogram i porządek obrad.
Pozdrawiam,
Ania
write:
Temat: Zmiana terminu spotkania – 15 marca
Drodzy,
Spotkanie zaplanowane na 10 marca zostało przesunięte na 15 marca. Powodem zmiany jest konieczność dopracowania naszej prezentacji.
Szczegółowy harmonogram spotkania oraz aktualizowany porządek obrad prześlę wkrótce.
Pozdrawiam,
Ania
instead of:
Temat: raport
Tomek,
W związku z naszą nadchodzącą prezentacją dla zarządu, jesteśmy w trakcie finalizowania materiałów. Abyśmy mogli zakończyć przygotowania, potrzebujemy aktualnych danych finansowych.
Czy mógłbyś przesłać mi najnowszy raport finansowy do jutra?
Z góry dziękuję i czekam na szybką odpowiedź.
Pozdrawiam,
Adam
write:
Temat: Pilna prośba o przesłanie raportu finansowego
Tomek,
Czy mógłbyś przesłać mi najnowszy raport finansowy do jutra, do południa? Potrzebujemy tych danych do finalizacji naszej prezentacji dla zarządu.
Dziękuję za szybką reakcję.
Pozdrawiam,
Adam
instead of:
Temat: Dotyczy zamówienia #1234
Szanowni Państwo,
Chciałbym omówić status Państwa ostatniego zamówienia. Jak Państwo wiedzą, jesteśmy zobowiązani do zapewnienia terminowej dostawy. Niestety, napotkaliśmy nieoczekiwane problemy logistyczne, które wpłynęły na nasz harmonogram.
W związku z tym, zamówienie #1234, które miało zostać wysłane 5 marca, zostanie opóźnione i zostanie wysłane z kilkudniowym opóźnieniem.
Przepraszamy za niedogodności i dziękujemy za cierpliwość.
Pozdrawiamy,
Zespół ABC Candles
write:
Temat: Opóźnienie w wysyłce zamówienia #1234
Szanowni Państwo,
Z przykrością muszę poinformować o opóźnieniu w wysyłce zamówienia #1234. Przewidujemy, że zostanie ono wysłane 7 marca zamiast 5 marca z powodu problemów logistycznych.
Przepraszamy za niedogodności i robimy wszystko, aby jak najszybciej rozwiązać sytuację.
Pozdrawiamy,
Zespół ABC Candles
- The Importance of the Method in International Business Communication
The inverted pyramid method is particularly useful in international communication, where language and cultural barriers can hinder understanding. It facilitates communication for foreigners in the Polish business language, helping them to be more understandable and effective in the international work environment.
Mastering the inverted pyramid method in writing business emails is an important step for foreigners learning Polish business language. This technique not only facilitates communication but also contributes to building a professional image in the business environment. It is a skill that can significantly contribute to success in international business interactions.